Skip to main content

Работа с заказами

Описание

  • После оформления заказа клиенту и сотрудникам компании будут отправлены соответствующие уведомления. В уведомлении для сотрудника помимо информации о заказе будут размещены ссылки в карточку заказа и на архив с файлами для печати. Однако это произойдет не сразу, а в промежутке от 5 до 20 минут. Это время потребуется для подготовки файлов заказа и упаковки их в архив.
  • Одной из основных характеристик заказа является ее статус. В системе существует набор предопределенных статусов заказов и алгоритм их изменения:
  • В соответствии с представленной схемой все заказы автоматически каждые 2 недели изменяют статус от "Оформлен" до "Отправлен". Под этим статусом подразумевается как собственные точки выдачи, так и пункты выдачи транспортных компаний.
  • Из "Отправлен" в "Доставлен на точку выдачи" заказ переходит через 4 недели, при этом за неделю до смены статуса администраторам компании отправляется об этом уведомление.
  • Из "Доставлен на точку выдачи" в "Выдан" заказ переходит через 16 недель, при этом за неделю до смены статуса администраторам компании отправляется об этом уведомление.
  • Переопределить стандартную логику автоматической смены статуса можно в разделе "Заказы / Настройка / Управление заказами → Правила обработки заказов".
  • Также можно изменить и наборы самих статусов. Для этого в профиле сотрудника необходимо указать доступные ему статусы заказа. В итоге, например, схема изменения статуса заказа может выглядеть следующим образом:

Характеристики заказа

Основная информация

  • Тип заказа
    • Обычный заказ - заказ материальной продукции с доставкой клиенту, прошедший все стандартные этапы оформления (редактор → корзина → доставка → оплата);
    • Цифровой заказ - заказ цифровой продукции, прошедший все стандартные этапы оформления без выбора доставки. К данному виду относится продукты редактора сертификатов и редактора товаров с включенной настройкой "Пропускать страницу выбора доставки" (во вкадке "Редактор");
    • Быстрый заказ - заказ продукции через функционал быстрого заказа (активируется в разделе "Заказы / Настройка / Оформление заказов → Быстрый заказ");
    • Произвольный заказ - заказ продукции через “Быстрый заказ” в шапке сайте, через форму заказа на произвольной странице или через ссылку "оставить заявку" в калькуляторе.
    • Пополнение счета частного лица - заказ на пополнение счета частного лица;
    • Пополнение счета организации - заказ на пополнение счета организации.
  • Источник заказа
    • Сайт - заказ оформлен на сайте;
    • Приложение - заказ оформлен в мобильном приложении;
    • Панель управления - заказ оформлен в панели управления;
    • Запрос по API - заказ оформлен через API.
  • Статус заказа - производственное состояние заказа.
  • Статус оплаты - состояние оплаты заказа.
  • Связи с заказами - список связанных заказов с текущим. Заказы автоматически связываются после дублирования, разделения сборного заказа на несколько составных или при отправке заказа на подряд. Также можно самостоятельно привязать указанные заказы к текущему. Например, если эти заказы требуют единой отправки транспортной компанией до получателя (когда клиент по ошибке вместо одного заказа оформил несколько).
  • Подрядчик - сотрудник компании с ролью "Подрядчик", назначенный исполнителем заказа. Исполнителю доступны только его заказы. В профиле сотрудника для роли "Подрядчик" можно задать ограничения по списку продукции раздела "Печать". Также в разделе "Настройка / Управление заказами → Основная информация" можно включить автоматическое назначение подрядчика исходя из позиций заказа и списка сотрудников с данной ролью. Например, если на продукты заказа существует только один подрядчик, то он автоматически будет назначен системой. В противном случае сотруднику компании необходимо будет вручную выбрать подрядчика из списка возможных.
  • Менеджер - сотрудник компании, назначенный менеджером заказа. В зависимости от настроек раздела "Настройка / Управление заказами → Основная информация", менеджер может видеть либо все заказы, либо только свои. Также менеджером автоматически может назначаться тот сотрудник, который зарегистрировал клиента, оформившего данный заказ.
  • Партнер - клиент, являющийся участником партнерской программы, по ссылке или партнерскому коду которого был совершен заказ.

Дополнительные параметры

  • Дополнительный номер - дополнительным номер заказа, который по умолчанию совпадает с основным. Иногда в дополнительном номере хранят номер из финансовой или ERP-системы для сопоставления заказов (например, в случае интеграции через API).
  • Дата оформления - дата и время оформления заказа пользователем в часовом поясе, указанном в региональных настройках сайта (раздел "Настройка / Регион").
  • Дата выдачи - дата и время выдачи заказа, которые выставляется либо автоматически при назначении заказу статуса "Выдан", либо вручную сотрудником компании, либо рассчитывается автоматически согласно настройкам системы (раздел "Настройка / Управление заказами → Время исполнения заказов").
  • Клиент - частное лицо или организация, оформившая заказ.
  • Контакты - телефон и эл. почта клиента.
  • Группы - группы, в которых состоит клиент.

Примененные скидки

  • В данном блоке отображаются примененные к заказу скидки. Если таковых нет, то блок выводиться не будет. Ниже перечислены параметры каждой примененной скидки.
  • Название - наименование скидки, которая была применена к заказу.
  • Тип - способ применения скидки к заказу:
    • Применяется к заказу;
    • Зачисляется бонусами.
  • Значение - номинал скидки.

Информация о доставке

  • Способ доставки - тип выбранного способа доставки:
    • Точка выдачи - собственный или партнерский пункт выдачи заказа;
    • Транспортная компания - транспортная компания с возможностью доставки на пункт выдачи или по адресу клиента;
    • Курьерская служба - служба логистики с доставкой заказа по адресу клиента.
  • Получатель заказа - ФИО и телефон человека, указанного в качестве получателя заказа на странице доставки. По умолчанию получатель заказа совпадает с оформителем.
  • Адрес доставки - полный адрес доставки или точки выдачи заказа.
  • Детальная информация - подробная информация о выбранной доставке с возможностью ее изменения.

Информация об оплате

  • Статус оплаты - состояние оплаты:
    • Не оплачен - по заказу еще не поступала оплата.
    • Частично оплачен - заказ оплачен лишь частично (например, при изменении стоимости заказа его статус оплаты может быть автоматически изменен с "оплачен полностью" на "частично оплачен").
    • Оплачен полностью - по заказу поступила оплата полностью.
  • Способ оплаты
    • Наличные при получении - заказ был или будет оплачен при получении.
    • Банковский перевод - заказ был оплачен по счету.
    • Счет частного лица - заказ был оплачен со счета частного лица.
    • Счет организации - заказ был оплачен со счета организации.
  • Сумма оплаты - сумма внесенной предоплаты и остаток к оплате.

Элементы заказа

  • Позиции заказа - список товаров, содержащихся в заказе (наименование, цена за единицу, количество и сумма).
  • Стоимостные характеристики - стоимость всех позиций, размер скидка, сумма оплаты с личного счета, сумма начисленных бонусов, стоимость доставки, размер НДС, комиссия платежной системы и итоговая сумма к оплате.

Управление заказом

Доступные действия

  • Обложка - иллюстрация, содержащая макеты всех позиций заказа.
  • Скачать заказ - скачать архив заказа с подготовленными для печати файлами. При определенных настройках архив заказа может также содержать оригинальные файлы клиента.
  • Сменить статус - сменить статус заказа на произвольный или следующий по цепочке.
  • Распечатать документ - распечатать документ для заказа по шаблону (раздел "Заказы / Настройка / Шаблоны документов").
  • Разделить заказ - разделить заказ на несколько. При разделении в новый заказ будут перенесены выбранные продукты из текущего.
  • Повторить заказ - дублировать заказ со всеми его настройками и ценами.
  • Оформить от частного лица - сделать оформительем заказа частное лицо, если изначальное он оформлялся от организации.
  • Оформить от организации - сделать оформительем заказа организацию клиента, если изначальное он оформлялся от частного лица.
  • Отправить в Битрикс24 - экспортировать данные по заказу в CRM-систему Битрикс24.
  • Отправить в ASystem - экспортировать данные по заказу в ERP-систему ASystem.
  • Отправить в Axiom - экспортировать данные по заказу в ERP-систему Axiom.
  • Отправить в HelloPrint - экспортировать данные по заказу в ERP-систему HelloPrint.

Элементы заказа

  • Добавить позицию - добавить к заказу еще одну позици:
    • Произвольный товар.
  • Редактировать позицию - измененить наименование, стоимость, количество и итоговую сумму позиции.
  • Редактировать товар - изменить товар:
    • Запустить редактор - внести изменение в товар через редактор, который использовался при оформлении заказа (после внесения изменений архив заказа будет обновлен в течение 10-15 мин.).
    • Добавить комментарий - указать дополнительную информацию, которая впоследствии может быть отображена в сопроводительном документе.
    • Добавить опцию - добавить к товару доступную опцию.
    • Удалить опцию - удалить опцию у товара.
  • Удалить товар - удалить позицию заказа.

Информация об оплате

  • Сервис Pixlpark узнает об оплате заказа двумя способами:
    • Уведомлением платежной системы о совершении оплаты;
    • Зачислением денег по заказу вручную через панель управления (ссылка "редактировать").
  • В свою очередь для каждой транзакции оплаты у заказа создается счет. На каждую оплату с сайта или зачисление денег через панель управления в системе создается счет. При онлайн-оплате деньги автоматически зачисляются на баланс компании платежного сервиса, а соответствующий счет в системе помечается оплаченным (или частично оплаченным на фактическую сумму платежа).
  • Данные раздел содержит четыре основных блока:
    • Оплата заказа - в данном блоке представлена общая информация по оплате заказа.
      • Статус оплаты - текущий статус оплаты.
      • Сумма заказа - итоговая стоимость заказа.
      • Личный счет - сумма оплаты с личного счета.
      • Уже оплачено - сумма внесенной предоплаты.
      • К оплате - сумма, оставшаяся к оплате.
    • Внесение оплаты - в данном блоке отмечается поступление оплаты по заказу.
      • Сумма - вносимая сумма оплаты (она зачисляется либо на последний счет с таким же способом оплаты, либо на создаваемый новый).
      • Способ оплаты - способ оплаты по текущему поступлению средств.
      • Плательщик - реквизиты юр. лица клиента, с которых было произведено текущее поступление (при выбранном способе оплаты - банковский перевод).
      • Получатель - реквизиты юр. лица компании, на которые было произведено текущее поступление (при выбранном способе оплаты - банковский перевод) реквизиты задаются в разделе "Настройка / Оплата / Реквизиты").
      • Комментарий - комментарий к оплате.
    • Ожидание оплаты - в данном блоке создается счет на оплату (на сайте в личном кабинете при нажатии у заказа ссылки "оплатить" клиенту автоматически будет предложено совершить оплату на указанную суммы и выбранным способом оплаты).
      • Сумма - сумма формируемого счета, ожидающего оплаты от клиента.
      • Способ оплаты - ожидаемый способ оплаты (данный способ будет автоматически выбран при попытке оплаты заказа клиентом через личный кабинет).
      • Плательщик - реквизиты юр. лица клиента, с которых будет ожидаться поступление (при выбранном способе оплаты - банковский перевод).
      • Получатель - реквизиты юр. лица компании, на которые будет ожидаться поступление (при выбранном способе оплаты - банковский перевод) реквизиты задаются в разделе "Настройка / Оплата / Реквизиты").
      • Комментарий - дополнительная информация по оплате.
    • Счета на оплату - список всех счетов (оплаченных и неоплаченных) по заказу. Любой счет можно удалить, скачать или добавить к нему комментарий.

Обсуждение

  • Данный раздел служит как для обмена сообщениями и файлами между клиентом и сотрудниками компании, так и для согласования/утверждения макета, когда по заказу требуется разработка уникального дизайна.
  • Он содержит пять основных блоков:
    • Утвержденный макет - утвержденный клиентом макет заказа (по умолчанию совпадает с обложкой).
    • Слежение - получение уведомлений о размещении комментариев к данному заказу.
    • Добавить комментарий - размещение комментария сотрудником компании; комментарий как может быть доступен клиенту для просмотра, так и скрыт.
    • Лента обсуждения - cписок сообщений от клиента и сотрудников компании, упорядоченных по времени; сотрудник компании может запросить подтверждение клиентом своего сообщения (например, если он содержит предложенный вариант дизайна макета); клиент может либо принять сообщение сотрудника, либо отклонить его.
    • Прикрепленные файлы - список загруженных файлов, которые доступны для скачивания сотруднику и клиенту на сайте.

История

  • В данном разделе содержится история различных событий по заказу. Например, это может быть изменение статуса или редактирование позиций.
  • Он содержит два основных блока:
    • Фильтр - фильтрация зафиксированных событий по типу:
      • Общее - изменение содержимого, оплаты или статуса заказа.
      • Доставка - изменение доставки заказа.
      • Подряд - передача заказа на подряд.
    • Лента событий - список зафиксированных событий со следующими данными:
      • Дата - дата события.
      • Статус - производственный статус заказа.
      • Имя - сотрудник, инициировавший изменение.
      • Комментарий - системный комментарий.

Прочие функции

Группировка заказов

  • Для удобства работы с заказами они объединяются в стандартные группы, которые отображаются в панели слева:
    • Все - все заказы, кроме выданных и отменённых.
    • Входящие - оформленные, но еще не принятые в работу заказы.
    • В работе - заказы, над которыми работают сотрудники компании.
    • Выполненные - отпечатанные, отправленные и выданные заказы.
    • Отменённые - отмененные заказы (как клиентами, так и сотрудниками компании).
  • Также внутри каждой группы перед списком заказов присутствует фильтр, каждый элемент которого определяется набором входящих в него статусов заказа.
  • Вы можете как переопределить стандартные группы и фильтры заказов, так и создать свои собственные (нажав кнопку "Фильтры").
  • Собственные группы заказов выводятся после стандартных. Собственные фильтры отображаются точно также, как и стандартные.
  • При удалении любого параметра фильтра со страницы заказов автоматически создается новый временный фильтр.

Создание заказа

  • Функция создания заказа через панель управления может быть востребована в нескольких случаях:
    • При использовании Pixlpark в качестве CRM-системы, т.е. ведении в ней всей базы клиентов и заказов (как онлайн, так и офлайн).
    • При создании заказа за клиента - либо вместо его ошибочного заказа с сайта, либо по телефонному звонку.
  • Сама страница создания заказа открывается при нажатии кнопки "+" напротив заголовка "Заказы" в панели управления слева. Большая часть полей формы обязательна к заполнению, рассмотрим их более детально.
  • Клиент - частное либо или организация, которое будет являться владельцем заказа. Вы можете либо выбрать существующего клиента, либо зарегистрировать нового.
  • Менеджер заказа - сотрудник, который будет являться менеджером данного заказа. По умолчанию им является текущий сотрудник, работающий с панелью управления.
  • Элементы заказа - позиции заказа, которыми могут быть:
    • Продукты раздела "Печать" (при добавлении продукта можно запустить калькулятор для расчета стоимости и редактор для создания дизайна).
    • Продукты из ERP-системы (ASystem / 1С:Полиграфия / HelloPrint / Axiom).
    • Продукты раздела "Магазин".
    • Произвольные продукты.
  • Доставка заказа - способ доставки заказа, который может быть:
    • Точкой выдачи.
    • Транспортной компанией.
    • Курьерской службой.
  • Оплата заказа - статуса оплаты заказа и источника платежа. Если в качестве источника платежа будет выбрана онлайн-система, то у клиента в личном кабинете появится ссылка для оплаты.
  • Дополнительные файлы - загрузка дополнительных файлов клиента.