После оформления заказа клиенту и сотрудникам компании будут отправлены соответствующие уведомления. В уведомлении для сотрудника помимо информации о заказе будут размещены ссылки в карточку заказа и на архив с файлами для печати. Однако это произойдет не сразу, а в промежутке от 5 до 20 минут. Это время потребуется для подготовки файлов заказа и упаковки их в архив.
Одной из основных характеристик заказа является ее ста тус. В системе существует набор предопределенных статусов заказов и алгоритм их изменения:
В соответствии с представленной схемой все заказы автоматически каждые 2 недели изменяют статус от "Оформлен" до "Отправлен". Под этим статусом подразумевается как собственные точки выдачи, так и пункты выдачи транспортных компаний.
Из "Отправлен" в "Доставлен на точку выдачи" заказ переходит через 4 недели, при этом за неделю до смены статуса администраторам компании отправляется об этом уведомление.
Из "Доставлен на точку выдачи" в "Выдан" заказ переходит через 16 недель, при этом за неделю до смены статуса администраторам компании отправляется об этом уведомление.
Из "Ожидает оплаты" и "Напечатан с браком" в "Отменён" заказ переходит через 4 недели.
Из "Возвращён" в "Отменён" заказ переходит через 2 недели.
Переопределить стандартную логику автоматической смены статуса можно в разделе "Заказы / Настройка / Управление заказами → Правила обработки заказов".
Также можно изменить и наборы самих статусов. Для этого в профиле сотрудника необходимо указать доступные ему статусы заказа. В итоге, например, схема изменения статуса заказа может выглядеть следующим образом:
Обычный заказ - заказ материальной продукции с доставкой клиенту, прошедший все этапы оформления: редактор → корзина → доставка → оплата;
Цифровой заказ - заказ цифровой продукции, прошедший все этапы оформления кроме доставки. К данному виду относится продукты редактора сертификатов и редактора товаров с включенной настройкой "Пропускать страницу выбора доставки" (во вкадке "Редактор");
Быстрый заказ - заказ продукции через функционал быстрого заказа в корзине (активируется в разделе "Заказы / Настройка / Оформление заказов → Быстрый заказ");
Произвольный заказ - заказ продукции через “Быстрый заказ” в шапке сайте, через форму заказа на произвольной странице или через ссылку "оставить заявку" в калькуляторе.
Пополнение счета частного лица - заказ на пополнение счета частного лица;
Пополнение счета организации - заказ на пополнение счета организации.
Источник заказа
Сайт - заказ оформлен на сайте;
Приложение - заказ оформлен в мобильном приложении;
Панель управления - заказ оформлен в панели управления;
Запрос по API - заказ оформлен через API.
Статус заказа - производственное состояние заказа.
Статус оплаты - состояние оплаты заказа.
Связи с заказами - список с вязанных заказов с текущим. Заказы автоматически связываются после дублирования, разделения сборного заказа на несколько составных или при отправке заказа на подряд. Также можно самостоятельно привязать указанные заказы к текущему. Например, если эти заказы требуют единой отправки транспортной компанией до получателя (когда клиент по ошибке вместо одного заказа оформил несколько).
Подрядчик - сотрудник компании с ролью "Подрядчик", назначенный исполнителем заказа. Исполнителю доступны только его заказы. В профиле сотрудника для роли "Подрядчик" можно задать ограничения по списку продукции раздела "Печать". Также в разделе "Настройка / Управление заказами → Основная информация" можно включить автоматическое назначение подрядчика исходя из позиций заказа и списка сотрудников с данной ролью. Например, если на продукты заказа существует только один подрядчик, то он автоматически будет назначен системой. В противном случае сотруднику компании необходимо будет вручную выбрать подрядчика из списка возможных.
Менеджер - сотрудник компании, назначенный менеджером заказа. В зависимости от настроек раздела "Настройка / Управление заказами → Основная информация", менеджер может видеть либо все заказы, либо только свои. Также менеджером автоматически может назначаться тот сотрудник, который зарегистрировал клиента, оформившего данный заказ.
Партнер - клиент, являющийся участником партнерской программы, по ссылке или партнерскому коду которого был совершен заказ.
Дополнительный номер - дополнительным номер заказа, который по умолчанию совпадает с основным. Иногда в дополнительном номере хранят номер из финансовой или ERP-системы для сопоставления заказов (например, в случае интеграции через API).
Дата оформления - дата и время оформления заказа пользователем в часовом поясе, указанном в региональных настройках сайта (раздел "Настройка / Регион").
Дата выдачи - дата и время выдачи заказа, которые выставляется либо автоматически при назначении заказу статуса "Выдан", либо вручную сотрудником компании, либо рассчитывается автоматически согласно настройкам системы (раздел "Настройка / Управление заказами → Время исполнения заказов").
Клиент - частное лицо или организация, оформившая заказ.
В данном блоке отображаются примененные к заказу скидки. Если таковых нет, то блок выводиться не будет. Ниже перечислены параметры каждой примененной скидки.
Название - наименование скидки, которая была применена к заказу.
Способ доставки - тип выбранного способа доставки:
Точка выдачи - собственный пункт выдачи заказа;
Транспортная компания - транспортная компания с доставкой заказа на пункт выдачи или по адресу клиента;
Курьерская служба - служба логистики с доставкой заказа по адресу клиента.
Получатель заказа - ФИО и телефон человека, указанного в качестве получателя заказа на странице доставки. По умолчанию получателем заказа выступаем оформителем.
Адрес доставки - полный адрес доставки или точки выдачи заказа.
Детальная информация - подробная информация о выбранной доставке.
Частично опла чен - заказ оплачен лишь частично (например, при изменении стоимости заказа его статус оплаты может быть автоматически изменен с "оплачен полностью" на "частично оплачен").
Оплачен полностью - по заказу поступила оплата полностью.
Способ оплаты
Наличные при получении - заказ был или будет оплачен при получении.
Банковский перевод - заказ был оплачен по счету.
Счет частного лица - заказ был оплачен со счета частного лица.
Счет организации - заказ был оплачен со счета организации.
Сумма оплаты - сумма внесенной предоплаты и остаток к оплате.
Позиции заказа - список товаров, содержащихся в заказе (наименование, цена за единицу, количество и сумма).
Стоимостные характеристики - стоимость всех позиций, размер скидка, сумма опла ты с личного счета, сумма начисленных бонусов, стоимость доставки, размер НДС, комиссия платежной системы и итоговая сумма к оплате.
В данном блоке сосредоточены основные операции над заказом. Некоторые из перечисленных действий могут быть недоступны из-за специфики заказа или конфигурации настроек сервиса.
Обложка - иллюстрация, содержащая макеты всех позиций заказа.
Скачать заказ - скачать архив заказа с подготовленными для печати файлами. При определенных настройках архив заказа может также содержать оригинальные файлы клиента.
Сменить статус - сменить статус заказа на произвольный или следующий по цепочке.
Распечатать документ - распечатать документ для заказа по шаблону (раздел "Заказы / Настройка / Шаблоны документов").
Разделить заказ - разделить заказ на несколько. При разделении в новый заказ будут перенесены выбранные продукты из текущего.
Повторить заказ - дублировать заказ со всеми его настройками и ценами.
Оформить от частного лица - сделать оформительем заказа частное лицо, если изначальное он оформлялся от организации.
Оформить от организации - сделать оформительем заказа организацию клиента, если изначальное он оформлялся от частного лица.
Отправить в Битрикс24 - экспортировать данные по заказу в CRM-систему Битрикс24.
Отправить в ASystem - экспортировать данные по заказу в ERP-систему ASystem.
Отправить в Axiom - экспортировать данные по заказу в ERP-систему Axiom.
Отправить в HelloPrint - экспортировать данные по заказу в ERP-систему HelloPrint.
Редактировать позицию - измененить наименование, стоимость, количество и итоговую сумму позиции.
Редактировать товар - изменить товар:
Запустить редактор - внести изменение в товар через редактор, который использовался при оформлении заказа (после внесения изменений архив заказа будет обновлен в течение 10-15 мин.).
Добавить комментарий - указать дополнительную информацию, которая впоследствии может быть отображена в сопроводительном документе.
Добавить опцию - добавить к товару доступную опцию.
Данный блок предназначен для обработки платежей по заказу.
Сервис Pixlpark узнает об оплате заказа двумя способами:
Уведомлением платежной системы о совершении оплаты;
Зачислением денег по заказу вручную через панель управления (ссылка "редактировать").
В свою очередь для каждой транзакции оплаты в сервисе создается счет. В случае успешной онлайн-оплаты созданый счет становится оплаченным, а в случае банковского платежа - ждет зачисления вручную.
Модальное окно редактирования информаци об оплате содержит четыре основных блока:
Оплата заказа - блок общей информации об оплате:
Статус оплаты - текущий статус оплаты.
Сумма заказа - итоговая стоимость заказа.
Личный счет - сумма оплаты с личного счета.
Уже оплачено - сумма внесенной предоплаты.
К оплате - оставшаяся к оплате сумма.
Внесение оплаты - блок зачисления денежных средств:
Сумма - вносимая сумма оплаты, которая зачисляется либо на последний счет с таким же способом оплаты, либо на автоматически создаваемый новый счет.
Способ оплаты - способ оплаты для текущего поступления.
Плательщик - реквизиты организации, с которых поступил платеж.
Получатель - реквизиты компании, на которые зачислились деньги (раздел "Настройка / Оплата / Реквизиты").
Комментарий - комментарий к оплате.
Ожидание оплаты - блок создания счета на оплату:
Сумма - сум ма к оплате.
Способ оплаты - ожидаемый способ оплаты (данный способ будет автоматически выбран при попытке оплаты заказа клиентом через личный кабинет).
Плательщик - реквизиты организации, на которые клиенту будет выставляться счет в случае безналичной оплаты.
Получатель - реквизиты компании, на которые будет ожидаться поступление.
Комментарий - дополнительная информация по оплате.
Счета на оплату - блок со списком всех счетов по заказу. Любой счет можно удалить, скачать или добавить к нему комментарий.
Данный раздел служит как для обмена сообщениями и файлами между клиентом и сотрудниками компании, так и для согласования/утверждения макета, когда по заказу требуется разработка уникального дизайна.
Он со держит пять основных блоков:
Утвержденный макет - утвержденный клиентом макет заказа (по умолчанию совпадает с обложкой).
Слежение - получение уведомлений о размещении комментариев к данному заказу.
Добавить комментарий - размещение комментария сотрудником компании; комментарий как может быть доступен клиенту для просмотра, так и скрыт.
Лента обсуждения - cписок сообщений от клиента и сотрудников компании, упорядоченных по времени; сотрудник компании может запросить подтверждение клиентом своего сообщения (например, если он содержит предложенный вариант дизайна макета); клиент может либо принять сообщение сотрудника, либо отклонить его.
Прикрепленные файлы - список загруженных файлов, которые доступны для скачивания сотруднику и клиенту на сайте.
Функция создания заказа через панель управления может быть востребована в нескольких случаях:
При использовании Pixlpark в качестве CRM-системы, т.е. ведении в ней всей базы клиентов и заказов (как онлайн, так и офлайн).
При создании заказа за клиента - либо вместо его ошибочного заказа с сайта, либо по телефонному звонку.
Сама страница создания заказа открывается при нажатии кнопки "+" напротив заголовка "Заказы" в панели управления слева. Большая часть полей формы обязательна к заполнению, рассмотрим их более детально.
Клиент - частное либо или организация, которое будет являться владельцем заказа. Вы можете либо выбрать существующего клиента, либо зарегистрировать нового.
Менеджер заказа - сотрудник, который будет являться менеджером данного заказа. По умолчанию им является текущий сотрудник, работающий с панелью управления.
Элементы заказа - позиции заказа, которыми могут быть:
Продукты раздела "Печать" (при добавлении продукта можно запустить калькулятор для расчета стоимости и редактор для создания дизайна).
Продукты из ERP-системы (ASystem / 1С:Полиграфия / HelloPrint / Axiom).
Продукты раздела "Магазин".
Произвольные продукты.
Доставка заказа - способ доставки заказа, который может быть:
Точкой выдачи.
Транспортной компанией.
Курьерской службой.
Оплата заказа - статуса оплаты заказа и источника платежа. Если в качестве источника платежа будет выбрана онлайн-система, то у клиента в личном кабинете появится ссылка для оплаты.
Дополнительные файлы - загрузка дополнительных файлов клиента.
